Apostille to urzędowa klauzula poświadczająca autentyczność podpisu, pieczęci i charakteru, w jakim działała osoba podpisująca dokument. Dzięki niej polski dokument można wykorzystać za granicą – w jednym z 129 państw, które podpisały konwencję haską – bez dodatkowej legalizacji w konsulacie.

Czym jest apostille i jak wygląda?

Apostille to specjalna adnotacja lub dodatkowa strona dołączona do dokumentu, opatrzona podpisem urzędnika i pieczęcią urzędu, który ją wydał. W Polsce ma formę odrębnej karty trwale połączonej z dokumentem. Podstawą prawną funkcjonowania apostille jest Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze 5 października 1961 r. (Dz.U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938). Konwencja zastąpiła czasochłonną, wieloetapową legalizację konsularną jedną, jednolitą pieczęcią uznawaną przez wszystkie państwa-strony.

Kiedy apostille jest potrzebne?

Apostille dotyczy dokumentów urzędowych, czyli m.in.:

• dokumentów sądowych (odpisy wyroków, zaświadczenia o niekaralności),
• dokumentów notarialnych (pełnomocnictwa, oświadczenia, akty notarialne),
• odpisów aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu),
• odpisów z KRS i CEIDG,
• dyplomów, świadectw i zaświadczeń o przebiegu studiów.

Apostille nie obejmuje dokumentów wystawianych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub konsularnych ani dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio operacji handlowych lub celnych.

W jakich krajach obowiązuje?

Stronami konwencji haskiej z 1961 r. jest obecnie 129 państw, w tym m.in. Polska, Wielka Brytania, USA, wszystkie kraje Unii Europejskiej, Kanada, Japonia i Australia. Aktualny, pełny wykaz państw-sygnatariuszy publikuje Referat ds. Legalizacji MSZ na stronie gov.pl.

Kiedy zamiast apostille potrzebna jest legalizacja?

Jeśli kraj, w którym ma być użyty dokument, nie jest stroną konwencji haskiej (np. część krajów Bliskiego Wschodu), apostille nie wystarczy. Wymagana jest wówczas dwuetapowa legalizacja zwykła: najpierw poświadczenie w MSZ, a następnie uwierzytelnienie w ambasadzie kraju docelowego.

Jak uzyskać apostille w Polsce? Porady krok po kroku

1. Przygotuj oryginał dokumentu. Apostille nie można nadać na kserokopii ani na wydruku z platformy ePUAP – wyłącznie na oryginale z podpisem i pieczęcią wystawcy.
2. Wnieś opłatę skarbową w wysokości 60 zł za każdy poświadczony dokument, przelewem na konto Urzędu m.st. Warszawy, i zachowaj potwierdzenie przelewu.
3. Złóż wniosek – osobiście w siedzibie MSZ, przez osobę trzecią (bez konieczności pełnomocnictwa) lub korespondencyjnie.
4. Wskaż adres do korespondencji, jeśli wniosek jest wysyłany pocztą – MSZ odeśle dokument listem poleconym.
5. Odbierz dokument. Przy wizycie osobistej apostille wydawane jest zwykle tego samego dnia; w trybie korespondencyjnym trzeba liczyć się z czasem od kilku dni do ok. 30 dni.

Wniosek o apostille składa się w Referacie ds. Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie. Dyplomy i świadectwa uczelniane uwierzytelnia w pierwszej kolejności Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA).

Apostille a Wielka Brytania i USA – kiedy jest naprawdę potrzebne przy dokumentach samochodowych?

To pytanie zadaje nam wielu klientów sprowadzających auta z zagranicy, dlatego warto rozwiać wątpliwości wprost.

Dowód rejestracyjny V5C z Wielkiej Brytanii czy Certificate of Title z USA co do zasady nie wymagają klauzuli apostille, aby zarejestrować samochód w Polsce. Zgodnie
z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów (§5 ust. 1), dokumenty sporządzone w języku obcym dołącza się do wniosku
o rejestrację wraz z ich tłumaczeniem na język polski wykonanym przez tłumacza przysięgłego. Przepis nie wymaga dodatkowego poświadczenia apostille – wystarczające jest tłumaczenie przysięgłe.

Apostille może się jednak pojawić w sytuacjach pobocznych, związanych z zakupem lub odbiorem pojazdu, np.:

• pełnomocnictwo do zakupu lub odbioru auta za granicą sporządzone przed notariuszem w kraju sprzedaży,
• dokumenty spółki, jeśli auto kupuje firma zarejestrowana za granicą,
• niektóre zaświadczenia urzędowe towarzyszące transakcji (zależnie od wymogów lokalnego urzędu lub banku finansującego zakup).

W praktyce oznacza to, że sam dowód rejestracyjny czy tytuł własności wystarczy przetłumaczyć przysięgle – apostille warto rozważyć wyłącznie przy dokumentach pełnomocnictwa lub firmowych towarzyszących transakcji. W razie wątpliwości co do konkretnego kompletu dokumentów, chętnie sprawdzimy go przed złożeniem w wydziale komunikacji.

Sprawdź naszą ofertę tłumaczeń dokumentów samochodowych!

Apostille a przepisy unijne – kiedy nie jest już wymagane?

Od 16 lutego 2019 r. obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191, które znosi wymóg apostille dla wybranych dokumentów urzędowych krążących między krajami UE. Dotyczy to m.in.:

• odpisów aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu, pozostawania w związku partnerskim),
• zaświadczeń o niekaralności,
• zaświadczeń o miejscu zamieszkania i obywatelstwie,
• niektórych dokumentów dotyczących rejestracji pojazdów cywilnych.

W tych przypadkach obywatel UE może posłużyć się dokumentem w innym kraju członkowskim bez apostille – ewentualnie z wielojęzycznym formularzem standardowym dołączonym na życzenie.

Apostille vs legalizacja – porównanie

Ile kosztuje i ile trwa uzyskanie apostille?

Podstawowa opłata skarbowa za apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument – jeśli poświadczasz np. dwa dokumenty (oryginał i jego tłumaczenie przysięgłe), opłatę wnosisz osobno za każdy z nich.

Niektóre dokumenty wymagają dodatkowego poświadczenia przed złożeniem wniosku o apostille:

• dokumenty notarialne – wcześniejsze uwierzytelnienie w sądzie okręgowym właściwym dla siedziby notariusza (dodatkowa opłata 26 zł),
• odpisy z KRS i CEIDG – muszą zawierać pieczęć i podpis pracownika właściwego rejestru,
• dyplomy i świadectwa – uwierzytelnienie w NAWA lub Kuratorium przed wystąpieniem o apostille.

Czas oczekiwania zależy od trybu złożenia wniosku: przy wizycie osobistej apostille zwykle otrzymujemy tego samego dnia, a przy wniosku korespondencyjnym trzeba doliczyć czas przesyłki – łącznie nawet do 30 dni.

Zapoznaj się z pełną ofertą tłumaczeń przysięgłych dostępnych na stronie. 

Najczęściej zadawane pytania

Czy apostille jest potrzebne do rejestracji samochodu sprowadzonego z Anglii?

Nie – dowód rejestracyjny V5C wymaga wyłącznie tłumaczenia przysięgłego na język polski. Apostille może być potrzebne jedynie na dodatkowych dokumentach, np. pełnomocnictwie do odbioru auta.

Czy tłumacz przysięgły może przetłumaczyć dokument z klauzulą apostille?

Tak. Tłumacz przysięgły tłumaczy zarówno treść dokumentu, jak i treść samej klauzuli apostille, jeżeli urząd docelowy tego wymaga. Warto zlecić tłumaczenie po nadaniu apostille, ponieważ tłumaczenie obejmuje wówczas cały, ostateczny dokument.

Czy apostille traci ważność?

Nie. Klauzula apostille jest bezterminowa i nie wymaga odnawiania, o ile sam poświadczany dokument (np. zaświadczenie o niekaralności) nie ma ograniczonego terminu ważności wynikającego z jego charakteru.

Czy można nadać apostille na kopii dokumentu?

Nie. Apostille nadaje się wyłącznie na oryginale dokumentu z podpisem i pieczęcią wystawcy. Kserokopie i wydruki z ePUAP nie kwalifikują się do poświadczenia.

Jak długo czeka się na apostille wysłane pocztą?

Przy wniosku korespondencyjnym czas oczekiwania wynosi zwykle od kilku dni do około 30 dni, w zależności od obłożenia Referatu ds. Legalizacji MSZ oraz czasu doręczenia przesyłki w obie strony.

Czym różni się apostille od legalizacji?

Apostille to jednoetapowe poświadczenie stosowane wobec krajów-stron konwencji haskiej. Legalizacja zwykła jest dwuetapowa (MSZ, a następnie ambasada kraju docelowego) i dotyczy krajów spoza konwencji.

Czy każdy kraj UE wymaga apostille?

Nie. Od 2019 r. część dokumentów urzędowych (m.in. akty stanu cywilnego, zaświadczenia o niekaralności) krąży między krajami UE bez konieczności uzyskania apostille, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/1191.

Kto może złożyć wniosek o apostille w moim imieniu?

Wniosek może złożyć osoba trzecia, np. członek rodziny, bez konieczności okazywania pełnomocnictwa – wystarczy, że dostarczy oryginał dokumentu i dowód wniesienia opłaty skarbowej.

Gdzie uzyskać apostille na dyplom lub świadectwo?

Dokumenty związane z przebiegiem lub ukończeniem studiów uwierzytelnia Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA), a nie bezpośrednio MSZ.

Potrzebujesz tłumaczenia dokumentu z klauzulą apostille?

Jeśli sprowadzasz samochód z Wielkiej Brytanii lub USA i nie masz pewności, które z Twoich dokumentów wymagają apostille, a które wystarczy przetłumaczyć przysięgle – prześlij nam skan kompletu dokumentów. Sprawdzimy go i podpowiemy najszybszą ścieżkę do rejestracji pojazdu, uwzględniając tłumaczenie zarówno dowodu rejestracyjnego czy tytułu własności, jak i samej klauzuli apostille, jeśli będzie potrzebna.